Conditions générales de service Inkvoice — Offre Lite

Inkvoice est édité par Inkvoice, société par actions simplifiée au capital de 100 euros, dont le siège social est situé 10 rue de la Bourse, 75002 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 103 712 287. Contact : contact@inkvoice.fr.

Les présentes conditions s'appliquent exclusivement à l'offre Inkvoice Lite proposée à des professionnels agissant pour les besoins de leur activité. Elles ne régissent pas une future offre Pro, qui fera l'objet de conditions et de modalités tarifaires spécifiques avant sa commercialisation.

Inkvoice Lite fournit un service en ligne d'aide à la gestion de l'activité professionnelle : gestion de fiches clients, création et suivi de factures, conservation des documents dans l'espace Inkvoice et fonctions de facturation électronique incluses dans l'offre Lite.

L'offre Lite comprend la connexion à une plateforme agréée partenaire, la signature du mandat de désignation, l'inscription à l'annuaire de la facturation électronique et la réception des factures électroniques lorsque la configuration est complète.

La création d'avoirs, l'émission de factures électroniques B2B, l'e-reporting et les autres fonctionnalités identifiées comme Pro ne sont pas inclus dans les présentes conditions Lite. Leur présence technique ou leur aperçu dans une version de développement ne vaut pas engagement de disponibilité.

La création d'un compte est réservée aux personnes physiques majeures disposant du pouvoir nécessaire pour engager l'entreprise renseignée. L'utilisateur garantit l'exactitude de son identité, de son SIREN, de sa forme juridique, de son activité, de son adresse et de sa situation au regard de la TVA.

Certaines informations professionnelles peuvent être rapprochées de registres publics officiels. L'utilisateur doit corriger sans délai les informations devenues inexactes et ne peut utiliser l'identité ou le SIREN d'un tiers sans autorisation.

Les identifiants de connexion sont personnels. L'utilisateur doit protéger l'accès à son adresse e-mail, à son téléphone et à ses appareils, et informer Inkvoice en cas d'accès suspect.

Le contrat est conclu lorsque l'utilisateur vérifie le récapitulatif de son inscription, accède aux présentes conditions, coche la case d'acceptation puis confirme la création de son compte.

Inkvoice conserve la date d'acceptation, l'identifiant du compte, la version des conditions, une copie du texte accepté et son empreinte numérique. Ces éléments constituent la preuve de l'acceptation électronique. Une copie demeure consultable depuis les paramètres du compte.

L'offre Lite décrite dans les présentes conditions est fournie sans abonnement payant. Aucune bascule vers une offre payante ne peut intervenir sans présentation préalable du prix et accord exprès de l'utilisateur.

Inkvoice peut faire évoluer les fonctionnalités gratuites pour des raisons légales, techniques, de sécurité ou de viabilité du service. Une modification substantielle réduisant le service fait l'objet d'une information préalable dans un délai raisonnable, sauf urgence de sécurité ou obligation légale.

Inkvoice aide à produire et conserver des documents à partir des informations fournies par l'utilisateur. Le professionnel reste responsable de la réalité de ses opérations, de l'identité de ses clients, de la qualification B2B ou B2C, des montants, taux de TVA, dates, mentions, encaissements, déclarations et durées de conservation qui lui sont applicables.

Une facture finalisée ne doit pas être modifiée. Les corrections doivent être réalisées au moyen des mécanismes applicables au document et à l'offre utilisée. La création d'avoirs est réservée à l'offre Pro.

Inkvoice ne fournit ni conseil juridique, fiscal ou comptable, ni service d'expertise comptable. Les contrôles et messages d'aide réduisent les erreurs courantes mais ne remplacent pas la vérification du professionnel ou de ses conseils.

L'activation de la facturation électronique repose sur une connexion distincte à une plateforme agréée et sur la signature d'un mandat de désignation. Le mandat précise son propre périmètre et peut être révoqué séparément dans les conditions affichées dans Inkvoice.

Inkvoice transmet à la plateforme agréée les informations strictement nécessaires à la vérification de l'entreprise, à l'annuaire, au mandat et au traitement des factures. Les opérations peuvent être temporairement indisponibles en cas de vérification, maintenance, expiration OAuth, indisponibilité de l'annuaire ou incident de la plateforme.

La déconnexion technique ne révoque pas automatiquement un mandat déjà signé. Lorsque l'utilisateur demande le retrait complet, Inkvoice tente d'abord de retirer l'inscription distante avant d'effacer les accès locaux, afin d'éviter la perte de factures encore routées vers le service.

Inkvoice met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du service, sans garantir une disponibilité continue ni l'absence totale d'erreurs. Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, mise à jour, sécurité ou défaillance d'un prestataire indispensable.

Les incidents peuvent être signalés à contact@inkvoice.fr. L'utilisateur doit fournir les informations utiles au diagnostic sans transmettre de mot de passe, jeton d'accès ou donnée sensible inutile.

Il est interdit d'utiliser Inkvoice pour créer des documents fictifs ou trompeurs, usurper une entreprise, contourner une obligation fiscale, accéder aux données d'un tiers, perturber le service, tester sa sécurité sans autorisation ou transmettre un contenu illicite.

Inkvoice peut suspendre immédiatement les opérations présentant un risque de fraude, de sécurité ou d'atteinte aux droits d'un tiers. Lorsque la situation le permet, l'utilisateur est informé du motif et des moyens de régularisation.

Pour les données du titulaire du compte et la gestion de la relation Inkvoice, Inkvoice agit comme responsable de traitement dans les conditions décrites par sa politique de confidentialité.

Pour les données que le professionnel enregistre au sujet de ses clients, prospects, bénéficiaires, factures et prestations, le professionnel agit comme responsable de traitement et Inkvoice comme sous-traitant. L'annexe relative au traitement des données figurant à la fin des présentes conditions fait partie du contrat.

Inkvoice recourt à des catégories de prestataires nécessaires à l'hébergement, aux communications, au paiement, aux notifications, à la supervision et à la facturation électronique. La politique de confidentialité précise les catégories de destinataires, les transferts éventuels et les droits des personnes.

Inkvoice et ses composants, marques, interfaces, textes, modèles et logiciels restent protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables. Le contrat accorde uniquement un droit personnel, non exclusif et non transférable d'utiliser le service pendant sa durée.

L'utilisateur reste titulaire de ses données et documents. Il autorise Inkvoice à les héberger, reproduire techniquement, transformer et transmettre dans la seule mesure nécessaire à l'exécution du service.

Chaque partie répond des dommages directs causés par ses manquements prouvés. Inkvoice n'est pas responsable des erreurs provenant d'informations inexactes fournies par l'utilisateur, d'une utilisation non conforme, d'un service tiers hors de son contrôle ou de l'absence de sauvegarde ou d'export raisonnablement attendu du professionnel.

Aucune stipulation n'exclut une responsabilité qui ne peut être limitée par la loi, notamment en cas de faute lourde, faute dolosive, atteinte à l'intégrité physique ou manquement aux obligations essentielles de protection des données.

Compte tenu de la gratuité de Lite, la responsabilité contractuelle d'Inkvoice pour les dommages directs ordinaires est limitée à 250 euros par période de douze mois, sous réserve des responsabilités qui ne peuvent légalement être plafonnées.

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée à compter de l'acceptation. L'utilisateur peut demander l'archivage ou la suppression de son compte depuis le service, sous réserve des opérations externes à clôturer et des obligations de conservation applicables.

L'utilisateur peut demander à tout moment, depuis les paramètres de son compte, une archive des données disponibles dans Inkvoice. L'archive générée et son lien de téléchargement restent disponibles pendant sept jours, puis sont supprimés automatiquement. Tant qu'une archive est encore disponible, Inkvoice peut la restituer sans en générer une nouvelle.

Cet export est facultatif, y compris avant la suppression du compte. Il appartient à l'utilisateur de télécharger et de conserver les documents dont il a besoin. Après la suppression du compte, les données et documents professionnels qui n'ont pas été exportés ne peuvent pas être récupérés depuis Inkvoice. L'expiration de l'archive rend également son téléchargement impossible.

La suppression du compte n'affecte pas les pièces qu'Inkvoice doit conserver pour satisfaire à ses propres obligations légales, comptables, fiscales ou probatoires. Ces archives sont séparées du service actif, accessibles de manière restreinte et ne permettent pas de restaurer le compte ni les données professionnelles supprimées.

La réception électronique est retirée de l'annuaire géré par Inkvoice avant la suppression locale, lorsqu'une inscription distante existe.

Inkvoice peut résilier ou suspendre le service en cas de manquement grave, fraude, risque de sécurité, injonction d'une autorité ou impossibilité durable de fournir le service. Sauf urgence, une notification et un délai raisonnable de régularisation sont accordés.

Les conditions applicables sont celles acceptées par l'utilisateur. Une nouvelle version est présentée avant son entrée en vigueur lorsqu'elle modifie substantiellement les droits ou obligations du compte. La poursuite du service peut nécessiter une nouvelle acceptation explicite.

Les modifications purement techniques, rédactionnelles ou imposées sans délai par la loi peuvent être communiquées par tout moyen durable approprié.

Le contrat est soumis au droit français. Les parties s'efforcent de résoudre amiablement tout différend et peuvent contacter contact@inkvoice.fr avec les éléments utiles.

À défaut d'accord amiable, le différend relève des juridictions matériellement et territorialement compétentes selon les règles applicables. Lorsque la loi permet une clause attributive entre commerçants, compétence expresse est attribuée aux tribunaux de Paris.

Objet et durée : Inkvoice traite, pendant la durée du service et les opérations de restitution ou suppression, les données confiées par le professionnel afin d'héberger, organiser, générer, transmettre et sécuriser ses fiches clients et documents de gestion.

Données et personnes concernées : identité, coordonnées, informations professionnelles, prestations, documents, factures, paiements et événements associés concernant les clients, prospects, bénéficiaires, fournisseurs et contacts du professionnel. Les données sensibles ne doivent être enregistrées que dans les fonctions prévues à cet effet et lorsqu'une base juridique appropriée existe.

Instructions : Inkvoice ne traite ces données que sur instruction documentée du professionnel, y compris pour les transferts, sauf obligation légale contraire. Inkvoice informe le professionnel si une instruction paraît enfreindre la réglementation.

Confidentialité et sécurité : les personnes autorisées sont soumises à une obligation de confidentialité. Inkvoice met en œuvre des mesures proportionnées, notamment contrôle des accès, chiffrement en transit, protection des secrets, sauvegardes, journalisation et procédures de gestion des incidents.

Sous-traitants ultérieurs : le professionnel donne une autorisation générale au recours aux catégories de prestataires nécessaires au service. Inkvoice impose des obligations équivalentes et informe des changements substantiels afin de permettre une objection motivée liée à la protection des données.

Assistance : compte tenu des informations disponibles, Inkvoice aide le professionnel à répondre aux demandes de droits, sécuriser les traitements, notifier les violations, conduire les analyses d'impact nécessaires et démontrer le respect de ses obligations.

Violation de données : Inkvoice informe le professionnel dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation affectant les données traitées pour son compte et communique progressivement les informations disponibles utiles à ses propres obligations.

Sort des données : le professionnel peut demander à tout moment une archive de restitution, sans que cet export soit obligatoire avant la fermeture du compte. L'archive générée est disponible pendant sept jours. À la fin du service, Inkvoice supprime ou restitue les données selon les modalités de clôture, sauf conservation exigée par la loi. Les copies résiduelles de sauvegarde restent protégées et sont supprimées selon leur cycle normal.

Contrôle : Inkvoice met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Un audit complémentaire doit être justifié, respecter la confidentialité et ne pas compromettre la sécurité ou les autres clients.