Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site www.inkvoice.fr est :

Contact pour les questions relatives à la protection des données : contact@inkvoice.fr

2. Données personnelles collectées et finalités du traitement

2.1 Communications liées au lancement (historique)

Avant la mise à disposition publique d'Inkvoice, nous avons collecté l'adresse e-mail des personnes ayant demandé à être informées de son lancement. Les inscriptions à cette liste sont désormais fermées.

• Finalité : Informer les personnes concernées du lancement du service Inkvoice
• Base juridique : Consentement (article 6.1.a du RGPD)
• Durée de conservation : Jusqu'à votre désinscription ou à la suppression des données à l'issue des communications liées au lancement

2.2 Formulaire de contact

Lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact, nous collectons les données suivantes :

• Nom et prénom
• Nom d'utilisateur Instagram
• Adresse e-mail
• Contenu du message

• Finalité : Répondre à vos demandes d'information et assurer le support client
• Base juridique : Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD)
• Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact

2.3 Données de navigation et analytics

Nous utilisons une solution de mesure d'audience auto-hébergée et sans cookies, configurée pour collecter uniquement des données de fréquentation limitées :

• Pages visitées
• Durée des sessions
• Pays de connexion (sans identification de l'utilisateur)
• Type de navigateur et système d'exploitation

• Finalité : Améliorer l'expérience utilisateur et optimiser notre site web
• Base juridique : Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD)
• Durée de conservation : 13 mois maximum
• Particularité : Aucun cookie de mesure d'audience n'est déposé

2.4 Création et gestion du compte Inkvoice

Nous traitons les coordonnées de connexion, les informations du titulaire du compte et les informations professionnelles nécessaires à la création, à la sécurisation et à l'administration du service.

• Finalités : authentification, création du compte, gestion de l'abonnement, assistance et sécurité
• Base juridique : exécution du contrat et intérêt légitime à sécuriser le service
• Durée de conservation : pendant la relation contractuelle, puis pendant les délais nécessaires au traitement des réclamations et obligations applicables

2.5 Informations professionnelles et registres publics

Certaines informations professionnelles sont obtenues auprès de registres publics officiels afin de vérifier l'identité, la situation et les caractéristiques déclarées de l'entreprise. Ces informations peuvent constituer des données personnelles lorsqu'elles concernent un entrepreneur individuel.

• Données concernées : identité ou dénomination, SIREN/SIRET, forme juridique, adresse professionnelle, statut d'activité et informations d'immatriculation
• Finalités : vérifier l'entreprise, prévenir les erreurs et produire des documents professionnels cohérents
• Base juridique : exécution du contrat, respect des obligations applicables et intérêt légitime à fiabiliser les comptes professionnels

2.6 Clients, factures et documents professionnels

Lorsque vous utilisez Inkvoice, vous pouvez enregistrer des informations relatives à vos propres clients, prestations, ventes, factures, devis, avoirs et paiements. Pour ces données, le professionnel utilisateur détermine les finalités du traitement et Inkvoice intervient comme prestataire pour fournir le service demandé.

• Finalités : création, conservation, transmission et suivi des documents de gestion
• Base juridique : exécution du contrat conclu avec l'utilisateur professionnel et instructions de celui-ci
• Durée de conservation : pendant la durée choisie par l'utilisateur dans le cadre du service, puis suppression ou restitution selon les modalités de clôture et les obligations de conservation applicables

2.7 Facturation électronique

Si vous activez la facturation électronique, nous traitons les informations nécessaires à la connexion à une plateforme agréée, à la désignation de cette plateforme, à l'inscription de l'entreprise dans l'annuaire et à la réception ou transmission des factures électroniques.

• Données concernées : identité professionnelle, SIREN, statuts de vérification, mandat, adresses électroniques de facturation, factures et événements de traitement
• Base juridique : exécution du service demandé et respect des obligations légales applicables à la facturation électronique
• Durée de conservation : pendant l'activation du service, puis selon les durées légales et les règles de clôture applicables aux factures et preuves associées

2.8 Sécurité, incidents et preuves

Des journaux techniques et événements de sécurité limités peuvent être enregistrés afin de prévenir les abus, diagnostiquer les incidents et établir la preuve des opérations importantes.

• Base juridique : intérêt légitime à sécuriser le service et, pour certaines preuves, respect des obligations légales
• Durée de conservation : durée proportionnée à la nature du journal ou de la preuve ; les traces purement techniques sont conservées moins longtemps que les pièces comptables et contractuelles

2.9 Archivage, export et suppression du compte

Pour fermer votre compte, ouvrez Inkvoice puis rendez-vous dans Paramètres → Mon compte → Supprimer mon compte.Vous pouvez soit archiver votre compte afin de conserver vos données en lecture seule, soit le supprimer définitivement.

Avant la suppression, vous pouvez facultativement exporter vos données. La suppression est irréversible et efface votre compte, vos clients, vos documents et les fichiers associés.

Si vous ne pouvez plus vous connecter, envoyez votre demande à contact@inkvoice.fr, si possible depuis l'adresse associée au compte. Inkvoice peut vous demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité.

Vous pouvez demander depuis les paramètres de votre compte une archive des données disponibles dans Inkvoice, indépendamment d'une demande de suppression. Afin de protéger son contenu, la demande est confirmée par un code envoyé à l'adresse e-mail vérifiée du compte.

• Données concernées : données structurées aux formats CSV et JSON, documents PDF existants, fichiers électroniques originaux disponibles et événements techniques associés aux opérations importantes
• Finalités : restitution de vos données, exercice du droit à la portabilité lorsqu'il s'applique et préparation éventuelle de la fermeture du compte
• Sécurité : l'archive peut contenir des données personnelles, des documents d'identité ou des informations de santé ; il vous appartient de la télécharger et de la conserver dans un emplacement sécurisé
• Durée de disponibilité : l'archive générée et son lien de téléchargement restent disponibles pendant sept jours, puis sont supprimés automatiquement. Une archive encore valide peut être réutilisée sans nouvelle génération
• Suppression du compte : l'export est facultatif. Si vous supprimez votre compte sans télécharger une archive, les données et documents professionnels supprimés ne peuvent pas être restaurés depuis Inkvoice. Une archive finale déjà générée reste disponible uniquement jusqu'à l'expiration de sa période de sept jours

Après la suppression définitive, Inkvoice conserve séparément un nombre limité de preuves nécessaires à la défense de ses droits et au respect de ses propres obligations. Cette archive ne contient pas vos factures ni les données de vos clients et ne permet pas de restaurer votre compte.

• La preuve d'acceptation des conditions Lite — version, texte, empreinte, date, entreprise et référence de l'acteur — est conservée pendant cinq ans à compter de la fermeture du compte.
• Les seuls événements probants de finalisation, génération, transmission, annulation et paiement des factures émises sont conservés pendant dix ans à compter de l'événement, sans le contenu des factures.
• Les preuves techniques relatives au mandat, à l'annuaire et au retrait de la configuration de facturation électronique sont conservées pendant six ans à compter de l'événement.
• Les brouillons, factures reçues, journaux opérationnels ordinaires, documents d'identité, données de santé, jetons et identifiants secrets ne sont pas versés dans cette archive.
• Cette archive est inaccessible depuis l'application. Sa consultation est réservée aux personnes habilitées pour un motif juridique, réglementaire ou de sécurité, et chaque consultation est journalisée. Les éléments sont supprimés automatiquement à l'échéance applicable.

3. Destinataires des données

Les données applicatives Inkvoice sont hébergées en France. Elles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein d'Inkvoice ainsi qu'aux catégories de prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du service : hébergement, supervision technique, mesure d'audience sans cookies, envoi d'emails et de SMS, traitement du formulaire de contact, paiement, notifications mobiles, gestion des incidents et, lorsque vous activez la facturation électronique, une plateforme agréée partenaire pour l'inscription à l'annuaire, la réception et la transmission des factures électroniques.

• Hébergement applicatif : stockage et traitement des données principales en France
• Mesure d'audience auto-hébergée : statistiques de fréquentation sans cookies
• Supervision technique auto-hébergée : suivi des erreurs et de la disponibilité du service
• Communications transactionnelles : routage des emails et des SMS nécessaires au service
• Paiement : traitement des abonnements et des transactions liées au service Inkvoice
• Notifications et gestion des incidents : acheminement des notifications mobiles et traitement des alertes techniques par les personnes habilitées
• Formulaire de contact : traitement des messages adressés à Inkvoice
• Plateforme agréée partenaire : e-facturation, inscription annuaire, réception et transmission
• Autorités compétentes : uniquement en cas d'obligation légale ou de demande judiciaire

Nous nous engageons à ne jamais vendre, louer ou céder vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

4. Transferts de données hors Union européenne

Les données applicatives principales sont hébergées en France. Certains prestataires techniques ou leurs sous-traitants peuvent traiter des données limitées depuis l'Espace économique européen ou, lorsque cela est nécessaire, depuis un pays tiers. Cela peut notamment concerner des services limités de paiement, communications, notifications mobiles ou gestion d'incidents ; les données applicatives principales restent hébergées en France. Tout transfert hors de l'Espace économique européen est encadré, selon le cas, par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La liste actualisée des pays concernés et les informations relatives aux garanties applicables peuvent être obtenues en nous contactant à l'adresse contact@inkvoice.fr.

5. Vos droits en matière de protection des données

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés », vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès (article 15 du RGPD) : Vous pouvez demander à connaître les données personnelles que nous détenons sur vous
• Droit de rectification (article 16 du RGPD) : Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement (article 17 du RGPD) : Vous pouvez demander la suppression de vos données dans certaines conditions
• Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données
• Droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable de traitement
• Droit d'opposition (article 21 du RGPD) : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière
• Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : contact@inkvoice.fr

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe.

6. Cookies et technologies similaires

Notre site utilise un nombre minimal de technologies de traçage :

• Cookies essentiels : Strictement nécessaires au fonctionnement technique du site et non utilisés à des fins publicitaires ou de mesure d'audience
• Mesure d'audience sans cookies : Notre solution auto-hébergée fonctionne sans déposer de cookies de mesure d'audience sur votre navigateur

Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire, de tracking tiers ou de profilage comportemental.

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles et notamment les protéger contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé.

Ces mesures incluent notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS)
• Hébergement sécurisé chez un prestataire certifié
• Accès limité aux données par les seules personnes habilitées
• Sensibilisation de notre équipe aux enjeux de sécurité

8. Réclamations

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

• En ligne : www.cnil.fr/fr/plaintes
• Par courrier : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
• Par téléphone : 01 53 73 22 22

Nous vous encourageons toutefois à nous contacter préalablement à l'adresse contact@inkvoice.fr afin que nous puissions examiner votre demande.

9. Modifications de la présente politique

La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer, notamment en cas de modification de la réglementation applicable ou de l'évolution de nos services.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par le biais d'une notification sur notre site web ou, lorsque cela est requis, par e-mail aux personnes concernées.

Dernière mise à jour : 3 août 2026